Узагальнення стану обліково-статистичної роботи за 2020 рік

На виконання листа  ТУ  ДСА  у Дніпропетровській області  №  3237/20  від 01 грудня 2020  року про подання місцевими загальними судами Дніпропетровської області звітів з розгляду справ та матеріалів за 2020 рік, відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Царичанському районному суді Дніпропетровської області.

Обліково-статистична робота в суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, Інструкцією про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), Інструкцією щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.

Робота суду планується на півріччя. План на перше півріччя 2020 року затверджений головою суду 29.12.2019 року, План на друге півріччя 2020 року затверджений в.о. голови суду 18.06.2020 року, доведені до відома працівників суду  і містять такі розділи:

1. Організаційні заходи.
2. Узагальнення судової практики.
3. Кадрова робота.

Плани роботи суду за 2020 рік виконано вчасно та якісно. Працівникам апарату суду надається практична допомога щодо обліково-статистичної роботи. Планом роботи суду на 2020 рік передбачений контроль по всіх напрямках роботи суду та проведення інформаційно-методичних занять з працівниками суду. До плану занять з працівниками апарату суду були включені основні питання ведення діловодства та обліково-статистичної звітності, роботи з технічними засобами фіксування судового процесу та роботою у КП “Д-3”. Протягом звітного періоду робота Царичанського районного суду Дніпропетровської області  проводилась відповідно до планів роботи.

Всі заходи, передбачені планами роботи суду на 2020 рік виконано.

В Царичанському районному суді Дніпропетровської області між працівниками апарату суду обов’язки щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судом правосуддя закріплені посадовими інструкціями.

 Вхідна кореспонденція, що надходить до суду, реєструється старшим секретарем суду в АСДС відповідно до Положення про АСДС, а вхідна електронна пошта - головним спеціалістом.

Створення ОСК та внесення до них інформації на стадії реєстрації здійснюється секретарем суду по цивільним та адміністративним справам, старшим секретарем суду по кримінальним провадженням та по справам про адміністративні правопорушення.

 Автоматизований розподіл справ здійснює заступник керівника апарату суду згідно наказу.

Внесення даних в обліково-статистичні картки в процесі розгляду справ і матеріалів, скарг, обвинувальних актів, кримінальних проваджень, клопотань, подання, звернень в порядку виконання справ про адміністративні порушення, клопотань слідчих, прокурорів чи адвокатів, скарг на дії рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, заяв про відвід, клопотань, пов’язаних з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні здійснюється секретарями судових засідань та контролюється керівником апарату суду.

Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду аналізують:

- звітність про стан здійснення судом правосуддя з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства;

- стан обліково-статистичної роботи суду;

- виконання вимог ЗУ «Про звернення громадян».

Головним спеціалістом суду опрацюванні та заповнені форми звітності щодо кількості надісланих  суддями копій судових рішень до ЄДРСР та кількості ухвалених суддями рішень за 2019 рік.

 Старший секретар суду організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду, відповідно до завдань та обов’язків посадової інструкції, а саме забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством  або самим документом та звітує перед керівником про стан виконання документів, організовує прийом, реєстрацію кореспонденції, що надійшла до суду та контролює  ведення   документів  первинного обліку, номенклатурних справ.

Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи.  

На виконання спільного наказу Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації № 91/114 від 27.09.2012 року та наказу Державної судової адміністрації України № 169 від 05.12.2013 року, з Царичанським відділом Новомосковської місцевої прокуратури, щоквартально, проводяться звірки наявності поєднання судами першої інстанції  карток на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження з карткою досудового слідства та результати розгляду.

 В Царичанському районному суді формування та перевірка звітів суду виконується за допомогою програмних засобів КП «Д-3» автоматично, звіти подаються до територіального управління в електронному вигляді.

Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної  до автоматизованої системи інформації. Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються суддями до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, зазначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Судом постійно ведеться контроль щодо  кількості   копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР. Облік справ та матеріалів ведеться на обліково-статистичних картках належної форми та відповідно до  Інструкції з діловодства  у програмі «Д-3». Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу заповнюються у відповідності вимогам Інструкції щодо заповнення  картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.

Протягом 2020 року з працівниками апарату суду проводились онлайн навчання по веденню діловодства та навчання по змінам до законодавства.

 З метою всебічного розгляду діяльності Царичанського районного суду та покращення ефективності роботи, в суді проводяться  оперативні  наради,  які мають системний характер.

Так, за звітний період  проведено   оперативні  наради працівників апарату суду з обговорення підсумків діяльності суду за 2019 рік, І півріччя 2020 року, наявної проблематики, а також результатів обліково-статистичної роботи. Протоколи нарад підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома відповідальних працівників суду.

Протягом звітного періоду керівником апарату суду проводилися оперативні наради з працівниками апарату суду стосовно:

- використання КП «Д- 3» з урахуванням можливостей нових версій;

- сканування матеріалів судових справ;

- правильність та своєчасність заповнення обліково-статистичних карток по справах;

- своєчасність внесення до ЄДРСР позначки «Дата набрання законної сили»;

- правильність та своєчасність заповнення карток на особу, по яких вироки набрали законної сили у кримінальному провадженні;

- роботи секретарів судових засідань з технічними засобами фіксування судового процесу.

Підсумовуючи дане дослідження стану обліково-статистичної роботи Царичанського районного суду за 2020 рік, необхідно відзначити, що організація роботи суду має тенденцію до постійного вдосконалення.

Варто зазначити, що запровадження КП «Д-3» вплинуло на встановлення чіткого організаційно-технічного порядку та надало змогу організувати відповідний контроль за проходженням та виконанням судових документів.

Виходячи з вищевикладеного, задля покращення якості та ефективності обліково-статистичної роботи потрібно продовжувати удосконалення зазначеної програми, вживати  заходи щодо підвищення кваліфікації головних спеціалістів, постійно проводити навчання з працівниками суду, які працюють із  програмою КП «Д- 3».